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Locazione o Noleggio di un Ufficio?
Perché conviene prendere un ufficio a noleggio invece di uno in locazione?
Ufficio in locazione: più costi e tempi più lunghi
Molte aziende non si fermano a ragionare su quale sia la reale differenza di risparmio nell’usufruire di un servizio di Office Center.
Oggi soprattutto le Piccole Imprese, i Professionisti e le Start Up si avvalgono di questo servizio, concentrando tutte le proprie energie nel loro Core Business, anziché spendere in onerosi canoni e servizi accessori.
La differenza è molto semplice: nel caso di locazione bisogna sobbarcarsi di molte responsabilità e oneri economici finanziari. Mentre per il noleggio, non si presenta nessuno di questi problemi.
Proprio come già chiaro a molti per quanto riguarda il noleggio di un'Autovettura (in cui c’è un costo fisso, nessun impegno e responsabilità e si usufruisce di una serie di servizi correlati).
Costi delle pratiche amministrative
I costi delle principali pratiche amministrative di cui deve farsi carico un’azienda quando prende un ufficio in locazione sono i seguenti:
- Contratto di Locazione che impegna, nelle formule Standard 6+6 anni, comunque a periodi molto lunghi e pagamento della tassa di registro che ricorre ogni anno;
- Rapporti e Oneri verso il Condominio; Iscrizione al servizio di Raccolta Rifiuti
- Comunale che poi genererà una Tassa da pagare due volte l’anno (la TARI);
- Contratto per l’Energia Elettrica che prevede a volte depositi cauzionali;
- Contratto per il Gas per riscaldamento che prevede a volte anche depositi cauzionali;
- Contratto per l’acqua che prevede a volte anche depositi cauzionali;
- Contratto per la connessione Internet e la Telefonia di base;
- Contratto di pulizie.
Lavori e relativi costi di Start Up
A questi costi di pratiche amministrative si aggiungono i costi necessari per adeguare la location che si sceglie in base alle proprie esigenze. Per quanto possano essere minimi, dovranno comunque essere sostenute spese come:
- Opere edili (dalle più semplici come la sola tinteggiatura dei locali, a quelle più complesse come l’esecuzione di lavori edili per adeguare gli spazi);
- Ammodernamento o esecuzione di Impianti Elettrici per adeguare i locali alle esigenze dei vari posti di lavoro e delle apparecchiature elettroniche che si vogliono utilizzare;
- Impianto Trasmissione dati per il collegamento dei Personal Computer in rete e verso Internet;
- Impianto di Allarme Anti intrusione ed eventuale canone per la Sorveglianza;
- Acquisto d'arredo ove necessari.
Tutte le voci sopra indicate generano costi di avviamento da sostenere e pagare immediatamente, a volte anche di valore abbastanza significativo, ancora prima di poter usufruire dell'ufficio.
Ufficio a noleggio: meno costi e nessuna preoccupazione
Il risparmio di canoni ed interventi di ristrutturazione ed arredo è quindi notevole affittando un ufficio a noleggio. Oltre a questo, ulteriore risparmio è dato dalla presenza di aree condivise che non ricadono sui costi del singolo ufficio, ma vengono suddivise tra le varie società, e su tutti quei servizi che risultano inclusi nel canone di noleggio mensile.
Aree Condivise e servizi inclusi
La scelta dell'Office Center porta a notevoli risparmi in termini di “spazio” fino anche a circa un 30%.
In una locazione tradizionale l’immobile scelto dovrà infatti necessariamente tenere conto di un’area all’ingresso che sia reception, attesa o comunque di disimpegno, ma anche i corridoi, i servizi igienici e sale o spazi in cui effettuare riunioni.
Il Servizio in Abbonamento del Business Office Center comprende nel canone:
- Utilizzo di Locali adibiti ad Ufficio adeguatamente arredati, per ogni PDL (Posto Di Lavoro), di: 1 Scrivania, 1 cassettiera, 1 seduta per PDL e 1 seduta ospite, 1 cestino portarifiuti, mobili per archiviazione documenti e appendiabiti.
- Transito e utilizzo delle aree comuni quali Reception, attesa, corridoi, Sala Break, Aree Relax e Fumatori, Servizi Igienici;
- Collegamento tramite porta di rete RJ45 ai nostri Apparati di Rete (Switch) adeguatamente configurati per la navigazione in Internet tramite la nostra Connessione in fibra Ottica. N. 1 per ogni PDL.
- Apparato Telefonico CISCO (1 per ogni Locale Ufficio) con una numerazione geografica associata derivata dal nostro GNR per:
- - Collegamento interno all’Office Center per dialogare con il nostro Posto
- - Operatore di Segreteria/Reception;
- - Ricevere chiamate entranti;
- - Effettuare chiamate uscenti.
- Climatizzazione Invernale ed Estiva;
- Energia Elettrica per Forza Motrice Macchine Elettroniche e illuminazione;
- Acqua per servizi igienici e Sale Break
- Igiene Ambientale;
- Tassa Rifiuti Solidi Urbani TARI.
Tabella di riepilogo ed equiparazione costi
| TIPOLOGIA | LOCAZIONE UFFICIO | BUSINESS OFFICE CENTER | ||
| Tipologia Costo | Una Tantum | Ricorrente | Una Tantum | Ricorrente |
| Tassa di Registro | -- | Annuale | NO | NO |
| Opere Edili | Si probabile | NO | NO | NO |
| Impianto Elettrico | Si probabile | SI manutenzione di legge Annuale | NO | NO |
| Impianto Trasmissione Dati | Si probabile | NO | NO | |
| Impianto di Climatizzazione | Si probabile | SI manutenzione di legge Annuale | NO | NO |
| Impianto Antincendio - Estintori | Si probabile | SI manutenzione di legge Semestrale | NO | NO |
| Impianto di Allarme | Si probabile | Si manutenzione Annuale o Canone | NO | NO |
| Oneri condominiali | NO | SI bi/tri/quadrimestrali | NO | Compreso |
| Tassa Rifiuti Solidi Urbani | NO | SI semestrale | NO | Compreso |
| Energia Elettrica | Si probabile | Si Bimestrale | NO | Compreso |
| Gas per riscaldamento | Si probabile | Si Bimestrale | NO | Compreso |
| Acqua | Si probabile | Si Bimestrale | NO | Compreso |
| Internet e Fonia | Si probabile | Si Bimestrale | NO | Compreso |
| Servizio di Pulizie | NO | SI Mensile | NO | Compreso |
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